Das PDF, das Portable Data File, ist ein Plattform übergreifendes Standardformat. Nahezu jedes Grafik-, und Textprogramm hat eine PDF-Export Funktion. Bei kleinen Dateien verhalten sich PDFs in der Regel unproblematisch. Werden aber größere Dateien mit Daten aus verschiedenen Quellen erstellt, können große Probleme auftreten.

Typische Problemfälle bei PDF Dateien

Nutzer von Redaktionsprogrammen kann es manchmal zur Verzweiflung bringen. Ein umfangreiches Produkt ist mit viel Mühe erstellt worden. Fotos, Illustrationen, Texte, Querverweise wurden mit viel Arbeit in ein stimmiges Format gebracht doch beim PDF-Export tauchen die ersten Probleme auf: Exporte brechen ab, Schriften sind unleserlich oder das Inhaltsverzeichnis sieht aus wie Kraut und Rüben. Hat man dann endlich alle Fehler ausgemerzt, setzen sich die Fehler beim Drucken fröhlich fort: Farben stimmen nicht, Schriftarten sehen plötzlich ganz anders aus oder die Datei lässt sich plötzlich nicht mehr öffnen. Die Fehler, die beim Erstellen von PDF-Dateien gemacht werden können, sind mannigfaltig. Hier sind nur die drei häufigsten Stolpersteine aufgeführt.

Falsche Schrift

Wird eine Schriftart in PDF anders dargestellt, als sie im Textverarbeitungsprogramm gewählt wurde, liegt der Fehler in der Einbettung. Normalerweise greift jedes Programm auf einen Systemordner zu, in dem die Schriftarten (Fachsprachlich „Fonts“) abgelegt sind. Es kann aber sein, dass ein Programm eine Schriftart anbietet, die nicht im System hinterlegt ist. Dies geschieht häufig, wenn Fremd-PDFs verarbeitet werden. Man erkennt diese meist daran, dass sie in eckigen Klammern geschrieben ist. Doch das ist nicht unbedingt zuverlässig. Der einfachste Weg ist, die Schriftart herunter zu laden, im Systemordner zu hinterlegen und die PDF ein weiteres mal öffnen.

Probleme bei Bildern

Ein Kardinalfehler beim Erstellen von Druck-PDFs ist es, einen falschen Farbraum zu wählen. Dabei ist es ganz einfach: RGB ist für Bildschirm-Anwendungen, CMYK für Druck-Anwendungen. Auch wenn CMYK-Bilder auf dem Bildschirm nicht so schön aussehen, sollte dennoch immer dieser Farbraum gewählt werden. Das Problem ist das Schwarz: Im additiven RGB Farbraum gibt es kein Schwarz, es wird durch „Weglassen“ von Licht einfach simuliert. Dadurch wirken die Farben bei RGB deutlich heller und kräftiger.

Der CMYK Farbraum ist jedoch ein subtraktiver Farbraum, in dem Schwarz eine wichtige Rolle spielt. Das „K“ in CMYK steht für schwarz. Da Druckfarben ebenfalls subtraktiv gemischt werden, ist nur CMYK zulässig. Man erhält so ein Ergebnis, welches wesentlich näher am Druckbild ist, als ein RGB Bild.
Ein häufiger Fehler tritt bei .ai (Illustrator) Bildern auf. Diese werden überhaupt nicht oder mit einem Dummy dargestellt (Schwarzes Rechteck mit Treppenmuster darin). Der Grund hierfür liegt in einer fehlenden Ghostscript-Anbindung. Dies ist leicht zu beheben: Ghostscript installieren und anbinden.

Produktion bricht ab

Geradezu katastrophal ist es, wenn in einem vieltausendseitigem Dokument irgendwo eine geschützte Fremddatei hat. Dies tritt häufig bei Katalogen und Enddokumentationen auf. Schlimmstenfalls muss die Datei manuell ausgedruckt und wieder eingescannt werden. Einfache PDF-Drucker, die man sich kostenlos aus dem Netz ziehen kann, können hier aber ebenfalls helfen.
Ein weiterer Grund für diesen Fehler kann sein, dass in einer falschen PDF-Version produziert wurde. Wenn eine PDF Datei in Version 1.7 erstellt wurde, die Gesamtdatei aber in PDF 1.4 exportiert wird, kann die Endversion mit den neueren Versionen inkompatibel sein.