InDesign ist das Standardprogramm der grafischen Industrie mit dem jegliche Gestaltungen und Vorlagen erstellt werden und als PDF für den Druck exportiert werden.
Doch dieses Programm kann noch viel mehr, als Flyer und Plakate zu gestalten. Wenn personalisierte Produkte, wie beispielsweise Serienbriefe, Visitenkarten oder exklusive Namensschilder mit InDesign gestaltet werden sollen, dann ist dies mit Hilfe von Excel möglich. Allerdings kennt InDesign auch Grenzen, wenn es z.B. um den Bereich der Bildpersonalisierung geht.
1. Schritt: Excel-Datei erstellen
Das Erstellen von Adresslisten in Excel gehört zum Grundhandwerk im Umgang mit diesem Tool. Dieses Urgestein der Tabellenkalkulation bietet dazu umfangreiche Komfortfunktionen an, wie sie beispielsweise für Serienbriefe sehr sinnvoll sind. Darum ist es vollkommen unproblematisch, nicht nur Namens- und Adressdaten, sondern auch Anreden, Adressköpfe und viele andere Bedingungen von Excel als Textdatei nach InDesign zu übertragen.
2. Schritt: Textdatei-Datei exportieren
Die fertig erstellte Excel-Datei besteht aus Zeilen, in denen Inhalte hinterlegt sind, und den Spalten. Die Köpfe der Spalten geben die Beschreibung an, worum es sich bei den Inhalten der Spalte handelt. Also: Name, Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Mann/Frau/Firma usw.. Arbeiten Sie sorgfältig! Größte Sorgfalt beim Erstellen von Inhalten und Metadaten zahlt sich hier später aus. Ist die Excel-Datei fertig erstellt, wird sie als Textdatei (.txt) in der Formatierung „Tabstopp-getrennt“ exportiert.
3. Schritt: Mustertext erstellen und Daten anbinden
Das Endprodukt wird in einem Mustertext fertig erstellt. Nun wird in InDesign das Menu „Datenzusammenführung“ geöffnet. Das Menu fragt nun nach der Datenquelle. Dies ist die in Excel erstellte Textdatei. Jetzt wird sichtbar, warum sorgfältiges Erstellen der Excelliste so vorteilhaft ist: Das, was in Excel in den Spaltenköpfen gestanden hat, wird nun als Spaltenname angeboten. Nun brauchen Sie nur noch jedes Element im Mustertext markieren und durch Klicken auf das entsprechende Spaltennamen in der Datenzusammenführung zuordnen. Im Mustertext erscheint nun an jeder gewünschten Stelle das Metadatum in spitzen Klammern, also: <>;<>, <> usw..
4. Schritt: Text prüfen
Es ist enorm wichtig, das erstellte Produkt zu überprüfen. Dazu klicken Sie im Fenster der Datenzusammenführung bei „Vorschau“ auf das kleine Kästchen. Dort erscheint ein Haken und der erste Datensatz wird in Klartext im Dokument dargestellt. Sie können sich einfach durch den ganzen Datensatz hindurch klicken.
Jetzt werden Sie auf Fehler aufmerksam. Es ist jedoch nicht ratsam, diese in der .txt-Datei zu korrigieren. Sie produzieren so doppelte Dateien, welche nicht mehr kongruent sind. Ändern Sie deshalb immer ausschließlich die Quelldateien, exportieren Sie neu und binden neu an. Löschen Sie stets veraltete Dateien! Dies ist immer der sicherste Weg und vermeidet zuverlässig jedes Chaos.
InDesign hat den Vorteil, dass die Datenprüfung wesentlich angenehmer ist, als in Excel. Die starre Tabellenstruktur von Excel hat bei großen Datenmengen etwas stark hypnotisches. Dies erschwert das Finden von Fehlern erheblich. Im Kontext des fertig erstellten InDesign-Dokuments ist Fehlersuche und Korrekturlesen wesentlich einfacher und angenehmer.
Fazit
Einfaches Personalisieren mit InDesign ist mit wenigen Handgriffen erledigt. Sie sparen sich viel Arbeit, beschleunigen die Prozesse und verbessern die Qualität des Produkts, wenn Sie möglichst viel automatisieren. Es ist stets einfacher, die Quellen und Prozesse anzupassen, als jedes einzelne Endprodukt anfassen zu müssen.
Allerdings stoßen Sie mit den Bordmitteln von InDesign an Ihre Grenzen, wenn Sie weitere Regeln definieren und weitergehende personalisierende Drucke (insbesondere bei Bildern) versenden möchten: Sollen also z.B. alle Empfängerinnen zwischen 20 Jahren und 40 Jahren andere Bilder angezeigt bekommen als Männer zwischen 30 Jahren und 50 Jahren oder sich Texte oder Gestaltungselemente aufgrund der Postleitzahl oder Jahreszeit ändern. Gerne greifen wir Ihnen hierbei mit professionellen Lösungen unter die Arme und schaffen mit Ihnen zusammen eindrucksvolle und ausdrucksstarke Druckprodukte.
Natürlich unterstützen wir Sie gerne bei Personalisierungen. Sollten Sie dahingehend Fragen haben, so rufen Sie uns gerne unter unter 0421 – 80 76 8-0 oder schreiben Sie uns eine Email an info@wegner-gmbh.de.